Aunque desde el primer día ya supuse que ser administrador de fincas no sería una tarea sencilla: cuentas, juntas, incidencias, facturas, bancos y un largo etcétecera creo que jamás pude imaginar, ni en mis momentos más desanimados, que me llevaría tantas horas y esfuerzo.
Lo cierto es que ya me lo dijo Don Rafael, un gran amigo de mis padres que había ejercido como administrador de fincas durante más de 30 años: “Salvador, tendrás que sacrificarte. Muchos se piensan que tenemos que estar para ellos las 24 horas del día. Una vez me llamó un propietario a las 23:00 horas para preguntarme cuando vencía el próximo recibo. Yo amablemente le contesté que a estas horas se atendían llamadas de urgencia, y que los temas comunes se debían tratar en horario laboral. Pues bien, no sabe cómo se puso conmigo…” – me dijo en una de las últimas conversaciones que tuvimos.
Siempre pensé que exageraba, por lo que me comentaba deduje que utilizaba métodos y herramientas tradicionales que dificultaban y ralentizaban la gestión, pero que con algún programa estándar del mercado conseguiría optimizar mis recursos y mi tiempo.
Durante estos tres años, me he acordado mucho de Don Rafael… Ni he conseguido ser dueño de mi tiempo, ni he conseguido implantar un sistema o herramienta de gestión que me ayude a controlar mis tareas e incluso mi propia empresa. A mi juicio, los software del mercado para Administración de Fincas no piensan en estas cosas.
Hasta la fecha, tanto Marta como yo, trabajamos descontrolados. La gran mayoría de veces sin orden y atendiendo casi todo el día las urgencias, las mismas que un par de semanas llamábamos importantes. Marta frecuentemente alarga su jornada entre 10 y 20 minutos de manera desinteresada. Todas estas veces, se despide al salir diciendo: “Salvador, si no tienes junta, no tardes en marcharte, no te vas a acabar el trabajo”.
Al menos, y toco madera, todos los años hemos aumentado la cartera. Debo cambiar muchas cosas, el trabajo se ha convertido en mucho más que en una forma de ganarme la vida, ha pasado a ocuparme la mayor parte del día, y esto afecta mi estado de ánimo, y mi relación con mi entorno.
Sinceramente, no tengo muy claro cómo solucionarlo. Si contrato otra persona tiraré por la borda el beneficio que tanto esfuerzo me ha costado conseguir, pero si no lo hago, continuaré con esta exagerada carga de trabajo, y claro está, que empezará a mermar la calidad del servicio y el trato con los vecinos. Posiblemente pueda perder alguno de mis clientes importantes, y por tanto, también tiraré el beneficio conseguido.
Sé que es el momento de hacer cambios, una mejora en el trabajo supondrá una mejora en mi vida. Todo mi esfuerzo se va a centrar en conseguir:
- Estandarización
- Control
- Eficiencia
- Automatización
En ninguna de las apacibles charlas con Don Rafael, me había insistido en la búsqueda de estos objetivos, pero sin embargo, no podía continuar sin implementar todos ellos en cada uno de las tareas de mi despacho.
Qué palabras tan simples, y qué difícil sería conseguirlas.