No quería cometer los mismos errores que tiempo atrás. El hecho de listar nuevamente todos nuestros objetivos y designar recursos humanos para conseguirlos había sido inútil. No podía sostener esas nuevas contrataciones que harían falta para todo ello.
Ahora sabía que debía automatizar todas las tareas. Así que uno a uno fui leyendo nuevamente la lista mágica y fui pensando cómo hacerlo:
- Que sepa cuándo se convoca una junta y tenga acceso a las actas.
- Que conozca si debe dinero en cualquier momento.
- Que tenga confianza en su administrador.
- Que pueda tener acceso a documentación de la comunidad.
- Que sepa si devuelve algún recibo.
- Que sepa dónde se gasta el dinero en su comunidad.
- Que sepa cuándo y cuánto tiene que pagar por los recibos.
- Que pueda ponerse en contacto con su administrador a cualquier hora.
- Que tenga una respuesta rápida frente a incidencias.
- Que las cuentas que se le entreguen estén claras y sean entendibles.
- Que la morosidad sea baja.
- Que se pague poco.
- Que se mantenga su comunidad.
Había algunos de estos puntos que ya prácticamente estaban solucionados, pero sabía perfectamente que muchos despachos lo abordaban de la misma forma, así que no sería la clave de mi éxito. Se trataba por ejemplo de:
- Que sepa cuándo se convoca una junta y tenga acceso a las actas.
Para ello, obviamente enviamos las convocatorias de manera normal, correo electrónico u ordinario. Esto se hace en el mismo momento que tenemos cerrado la fecha, hora, lugar y orden del día. En cuanto al histórico de actas, ya disponíamos de una intranet donde los vecinos podían acceder para la visualización o descarga de todas ellas.
Pero, sin embargo, había otro que se complicaba notablemente:
- Que conozca si debe dinero en cualquier momento.
Esto sí me parecía una auténtica primicia. No sabía cómo hacerlo, pero de lo que sí estaba convencido era de que ningún despacho lo había resuelto.
En este mismo panorama se encontraban otros puntos:
- Que sepa si devuelve algún recibo.
- Que sepa dónde se gasta el dinero en su comunidad.
- Que sepa cuándo y cuánto tiene que pagar por los recibos.
- Que conozca el saldo, bancario o caja, de la comunidad.
- Que sepa el importe total de morosidad.
Enseguida me di cuenta de que el problema estaba en el módulo contable y que para todo lo relacionado con el archivo de la documentación de la comunidad podría apañarme a través de la intranet, aunque no fuera lo más eficiente.
Por ejemplo, si quería hacer visible todas las facturas de la comunidad a los propietarios, hasta ahora las escaneaba e introducía en nuestra intranet clasificadas por años. Pero también si quería tenerlas cada una en su asiento correspondiente, debía de volver a incluirlas en nuestro asiento contable.
De momento quise centrar mis esfuerzos en aquellos objetivos que sí supondrían una ventaja competitiva frente a los otros administradores.
“Marta, ya sé por dónde empezar a trabajar”- le chillé desde mi despacho.
Ella enseguida contesto con tono sarcástico: “eso siempre es buena noticia”.
Después de estar analizando codo con codo con Marta cómo poder ofrecer a los propietarios toda esta información, llegamos a la conclusión de que en primer lugar deberíamos estudiar otra manera diferente de hacer las cosas. En concreto, de utilizar otras herramientas informáticas.
El trabajo se dividía en dos tareas: la primera, cómo poder tener las cuentas actualizadas diariamente y, el otro, cómo poder transmitirla al instante a cada propietario. No sabía cuál de las dos era más difícil de conseguir. ¡La solución es un buen software!