Esta semana Zaragoza se ha visto envuelta por un caso de apropiación indebida por parte del administrador de la comunidad de vecinos de un inmueble. La Sección III de la Audiencia Provincial ha declarado responsable de este delito a José Luis D.B., que desempeñaba estas funciones desde el año 2006, lo que le permitía tener acceso autorizado a las cuentas bancarias del edificio.

El acusado, que ha sido condenado a una pena de seis meses de prisión, aprovechó esta circunstancia, según indica el Tribunal Superior de Justicia de Aragón (TSJA), para realizar transferencias a sus propias cuentas y a las de otras comunidades que no estaban conectadas con el inmueble.

Un importe total de 42.500 euros no justificados durante todos sus años como administrador, que se vio rebajado el pasado mes de enero cuando el acusado ingresó 2.500 euros a favor de la comunidad, lo que ha valido como atenuante de reparación del daño apreciado por el tribunal.

Una situación que puede repetirse en otros edificios si no se tiene un control total de las cuentas que lleva el administrador y a dónde se destinan los gastos comunitarios. Un derecho (y una obligación) de los propietarios, estar al corriente de cada movimiento administrativo, que se debe poner en práctica a través de las juntas de propietarios (una, como mínimo, al año), en las que se han de explicar los gastos e ingresos durante ese periodo, tomar medidas futuras relacionadas, aprobar las cuentas y elegir al nuevo presidente.

Además, los dueños de las viviendas tienen derecho a solicitar al presidente la información sobre el estado de las cuentas y él la obligación de proporcionarla. Y para que todo ello se cumpla con normalidad y la persona que administra los gastos e ingresos no pueda aprovecharse de su autoridad para gestionar la cuenta bancaria de la comunidad, es muy recomendable el uso de un libro de cuentas.

Aunque no es obligatorio, es una herramienta esencial para el administrador o el presidente, ya que en él podrá anotar cada céntimo gastado o ingresado, cada cuota pagada por los vecinos o los movimientos de dinero por servicios externos (pequeñas obras, limpieza del edificio, mantenimiento, etc.), las derramas, la reserva, etc.

Se puede conseguir en cualquier papelería con un formato específico con columnas de gastos y de ingresos, espacio para la fecha y concepto. Pero si sois más de manejo digital, también se puede hacer uso de un archivo de Excel preparado para esta tarea, cuyo modelo se encuentra en internet.

Datos organizados y bien registrados que se deben presentar en cada junta para su aprobación y ser enviados a cada propietario, al menos, ocho días antes de la reunión. Todo ello para hacer un seguimiento completo y fiel del dinero que se tramita en la administración de una comunidad y estar alerta de los movimientos indebidos por parte de su gestor.