En este artículo vamos a abordar algunas cuestiones importantes sobre el proceso formal del traspaso de documentación de un administrador de fincas a otro. Normalmente, este acto se produce en el despacho del administrador saliente o destituido, con lo cual se ha de concertar una cita previa para asegurarse de que todos los documentos van a estar preparados cuando vayamos a recogerlos. Una vez estén todos recopilados, se deben de entregar al presidente o persona autorizada por él mismo, para recogerlos.
En cuanto al proceso de traspaso, se van entregando los documentos uno a uno con las correspondientes aclaraciones. Al final de este proceso, se firma por parte del nuevo administrador un documento con la relación de la información entregada. Si ya habéis nombrado a un nuevo administrador, siguiendo las pautas que ya comentamos, y queréis que éste se encarga de recoger de la documentación, tenéis que autorizarle para que el administrador ya destituido se la entregue. Para ello, es necesaria una autorización firmada por el presidente de la comunidad para que la pueda recoger en su nombre.
Una vez esté realizado este trámite es conveniente enviarlo tanto al nuevo administrador como al antiguo, para evitar problemas y agilizar el traspaso de documentación. Concluidos estos pases cabe destacar, desde la experiencia del administrador de fincas, los siguientes consejos prácticos:
· Como a veces se suele demorar este proceso por parte del administrador saliente, se aconseja que cuanto antes ( si es posible en la misma Junta que se acuerda su destitución) se concierte una cita para ir a recogerla.
· Es importante cerciorarse de que la documentación que se traspasa es exactamente la que consta en la relación que luego se va a firmar.
· Comprobar que el saldo del banco en el extracto de la entidad bancaria coincide con el que aparece en el balance que se le entrega en una fecha concreta. De esa forma, no hay dudas sobre el punto de partida.
· En referencia a las cuentas presentadas, en la misma fecha en la que se le presenta el saldo del banco, hay que detallar la relación de propiedades con deudas y saldos a favor que tiene la comunidad. Tampoco hay que olvidar informar de las facturas pendientes de pago a proveedores a fecha de la entrega de documentación.
· Si es posible que estos documentos aparezcan con el membrete del despacho del anterior administrador o su firma, por si luego tienes que justificar alguna deuda o saldo inicial con los propietarios, que venga de la entrega de documentación.
· Comprobar si existen talones o pagares que no hayan sido todavía cargados en la cuenta de la comunidad y que tampoco estén en la matriz. En este caso, el antiguo administrador tiene que detallarlos correctamente, para evitar encontrarse luego con cargos en la cuenta que no se puedan identificar.
· Por último, si existe algún documento relevante que no entrega en el momento del trapsaso, hay que solicitar en ese momento un compromiso por parte del administrador para que lo haga llegar lo antes posible.