Ya sumergidos en plena labor de conversión del despacho, fuimos apuntando por cada una de los puntos de nuestro listado “lo que al propietario le importa”, las tareas que debíamos acometer para conseguir los objetivos. De inmediato nos dimos cuenta que para cada una de nuestras metas, las tareas que necesitábamos para conseguirlas se multiplicaban.Por ejemplo, si queríamos avisar a cada uno de los propietarios que hubieran devuelto un recibo domiciliado, debíamos tener las cuentas actualizadas y emplear un tiempo considerable en llamadas, cartas o email.
Ocurría lo mismo si queríamos periódicamente informar del saldo a cada propietario. La meta de informar trimestralmente era alcanzable, pero claro, si queríamos dar ese servicio mensualmente parecía demasiado tiempo a emplear, y por supuesto, informar diariamente de su saldo era una meta inalcanzable por el momento. Todo esto sin hablar del coste en suplidos y correos que esto pudiera ocasionar.
Existían otras cosas por el contrario, que ya las teníamos implantadas en el despacho, como era acceso a la documentación de la comunidad. Hacía algunos años que un amigo de la infancia y que dominaba los temas informáticos, había creado una intranet donde los propietarios podían ver la documentación que Marta y yo subíamos.
Se trataba principalmente de actas, CIF, contratos, balances, etc. Lo cierto es que también era un trabajo extra ya que debía hacerse archivo por archivo, aunque lo cierto es que como nos habíamos acostumbrado no supondría un trabajo extra.
Por un momento sentí debilidad y frustración. Había sido muy sencillo y satisfactorio plasmar todos aquellos objetivos en el papel,
– Que sepa cuando se convoca una junta y tenga acceso a las Actas.
- Que conozca si debe dinero en cualquier momento.
- Que tenga confianza en su Administrador.
- Que pueda tener acceso a documentación de la comunidad.
- Que sepa si devuelve algún recibo.
- Que sepa donde se gasta el dinero en su comunidad.
- Que sepa cuando y cuanto tiene que pagar los recibos.
- Que pueda ponerse en contacto con su Administrador a cualquier hora.
- Que tenga una respuesta rápida frente a incidencias.
- Que las cuentas que se le entreguen estén claras y sean entendibles.
- Que la morosidad sea baja.
- Que se pague poco.
- Que se mantenga su comunidad.
Pero la realidad es que iba a ser muy difícil de conseguir. Me aterraba no poder conseguirlo. ¿Sería esta la razón por la que, hasta mi conocimiento, ningún despacho de Administración de Fincas pretendía ser tan ambicioso?. “Marta, nos faltan manos para ser eficientes”- le dije con tono apagado. Ella asintió con la cabeza. El gesto de su rostro reflejaba el momento de debilidad que estábamos atravesando.
Tenía que pensar en cómo poder conseguirlo. Contratar a una persona podría ser la solución, pero claro, mermaría notablemente mi beneficio, y actualmente no podía permitírmelo.Debía seguir pensando en buscar soluciones…..